När en ledamot lämnas utanför
I Kvarnby Digital började striden inte bara på bolagsstämman utan också i styrelserummet.Björn kallade till styrelsemöten på egen hand, ibland med så kort varsel att Annas representant knappt hann reagera, och vid något tillfälle tycktes ett möte ha hållits utan att alla ledamöter fått chansen att delta. Annas ombud invände direkt: ett styrelsebeslut som fattats utan att alla ledamöter fått tillfälle att vara med vilar på osäker grund.
Styrelsen är bolagets ledning, och dess beslut får direkta konsekvenser för verksamheten. Just därför ställer aktiebolagslagen krav på hur styrelsen ska kallas och hur den får fatta beslut. När de kraven inte följs kan besluten ifrågasättas. I den här artikeln går vi igenom vem som får kalla,vilka krav som gäller för form och tid, vad som menas med beslutsförhet och jäv, vad som händer om en ledamot utestängs, och hur reglerna fungerar för digitala möten och beslut per capsulam. Mer finns i vår översikt över företag i kris och i avsnittet om styrelsen.
Vem får kalla – och hur?
Utgångspunkten är att det är styrelsens ordförande som ansvarar för att styrelsen sammanträder när det behövs och som kallar till mötena. En ordförande kan alltså inte fritt välja att låta bli att kalla; tvärtom ska ordföranden kalla till sammanträde om en ledamot eller vd begär det. Det här är viktigt i en konflikt, eftersom en ordförande som tillhör det ena lägret inte får använda kallelserätten för att stänga ute det andra.
Hur kallelsen ska ske är inte lika formbundet som för bolagsstämman, men den grundläggande principen är glasklar: varje styrelseledamot ska få tillfälle att delta i sammanträdet och få ett tillräckligt underlag för att kunna ta ställning. En kallelse med orimligt kort varsel, eller som inte når en ledamot, riskerar att underkänna mötet. Bolaget kan dessutom i sin arbetsordning ha bestämt närmare hur kallelse ska gå till, och då gäller det att följa den.
Beslutsförhet och jäv
För att styrelsen ska kunna fatta giltiga beslut krävs att den är beslutsför. Huvudregeln är att mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter ska delta, om inte bolagsordningen anger ett högre krav. I en styrelse på två personer betyder det att båda i praktiken behöver vara med för att besluten ska stå stadigt – vilket gör det extra känsligt när en ledamot lämnas utanför.
Till beslutsförheten hör också ett krav på att alla ledamöter så långt möjligt ska ha fått tillfälle att delta och fått ett tillräckligt underlag innan ett ärende avgörs. Ett beslut som drivs igenom medan en ledamot hållits utanför är därför särskilt sårbart för invändningar.
Jävsreglerna är en annan viktig spärr. En styrelseledamot får inte handlägga en fråga där han eller hon har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, till exempel avtal mellan ledamoten och bolaget. I en ägarkonflikt aktualiseras jäv ofta, eftersom den ena ägaren kan ha personliga intressen i just de frågor som ska beslutas. En jävig ledamot som ändå deltar kan göra beslutet angripligt.
Vad händer om en ledamot utestängs?
Att medvetet hålla en ledamot utanför ett sammanträde är ett allvarligt fel. Eftersom varje ledamot har rätt att delta, och eftersom beslutsförheten bygger på att tillräckligt många faktiskt deltar, kan ett beslut som fattats utan att en ledamot fått tillfälle att vara med bli ogiltigt eller angripligt.
Det betyder inte att en ledamot kan blockera styrelsen genom att helt enkelt utebli. Skillnaden ligger i om ledamoten fått tillfälle att delta eller inte. Den som blivit korrekt kallad men väljer att inte komma kan i regel inte i efterhand hävda att mötet var ogiltigt enbart av det skälet. Den som däremot aldrig fick en riktig chans att delta har ett starkt argument. Just därför är dokumentationen kring kallelsen – när den gick ut, hur, och med vilket underlag – ofta avgörande i en tvist. Det knyter an till vikten av att säkra bevis tidigt, något vi återkommer till i serien om företag i kris.
Per capsulam och digitala styrelsemöten
Styrelsen behöver inte alltid samlas i ett fysiskt rum. Det är vanligt och godtaget att hålla styrelsemöten på distans, till exempel via video, så länge alla ledamöter kan delta på lika villkor och kraven på underlag och deltagande uppfylls.
Det finns också möjlighet att fatta beslut per capsulam, alltså utan ett egentligt sammanträde, genom att ett beslutsunderlag cirkuleras och ledamöterna godkänner det skriftligen. Förutsättningen är i regel att samtliga ledamöter är överens om att besluta på det sättet och att alla får ta del av underlaget. Per capsulam fungerar därför bra när styrelsen är enig men har svårt att mötas, men det är sällan en framkomlig väg i en konflikt, eftersom det förutsätter just den enighet som saknas.
I en situation där säkerheten är ett bekymmer – om en part till exempel uppträtt hotfullt – kan< distansmöten dessutom vara ett sätt att fatta giltiga beslut utan att tvinga fram ett riskfyllt fysiskt möte. Hur man håller möten säkert under en upptrappad konflikt återkommer vi till i en särskild artikel längre fram i serien.
Så undviker du misstagen
De flesta tvister om styrelsekallelser går att förebygga med ordning och reda. Anta en tydlig arbetsordning som anger hur och med hur lång framförhållning kallelse ska ske. Se till att varje ledamot alltid får kallelse och underlag i god tid, även den ledamot man är oense med. För noggranna protokoll som visar vilka som kallats, vilka som deltagit och vad som beslutats, och låt protokollen justeras. Och håll koll på jävssituationer, så att rätt person avstår från att delta i rätt fråga.
Står du redan mitt i en konflikt om hur styrelsen kallas och beslutar är rådet detsamma som genom hela den här serien: dokumentera allt, agera i tid och ta in juridisk hjälp innan de omtvistade besluten hinner skapa fakta på marken. Du är välkommen att läsa vidare i vår översikt över företag i kris.
Protokoll och justering – styrelsens minne
Ett styrelsemöte ska protokollföras, och protokollet är långt viktigare än vad många tror. Det ska visa vilka som kallats och deltagit, vilka ärenden som behandlats och vilka beslut som fattats, och det ska justeras. I en konflikt är protokollet ofta det enda hållbara beviset på vad som faktiskt hände i rummet – eller på distans. Ett slarvigt eller missvisande protokoll blir därför snabbt en egen tvistefråga, precis som i Annas och Björns fall där protokollens riktighet ifrågasätts.
En ledamot som är oense med ett beslut bör se till att sin avvikande mening antecknas, alltså reservera sig. Det har betydelse på två sätt. Dels kan en reservation ha betydelse för ansvarsfrågan, eftersom en ledamot som reserverat sig mot ett beslut inte gärna kan hållas ansvarig för det på samma sätt som de som röstade för. Dels stärker en dokumenterad invändning möjligheten att senare angripa ett beslut som inte gått rätt till. Tystnad i protokollet kan i efterhand tolkas som godtagande.
Om du är den utestängda ledamoten
Har du som ledamot lämnats utanför ett möte? Dokumentera först att du inte fick kallelse eller underlag i tid, eller att du inte fick det alls. Begär omgående och skriftligen att få delta och att frågan tas upp på nytt. Invänd skriftligt mot beslut som fattats utan dig och begär att invändningen antecknas. Säkra korrespondens och kallelser som visar händelseförloppet. Låt sedan en jurist bedöma om besluten kan angripas på grund av att du inte fått delta. Ju tidigare du agerar, desto mindre hinner de omtvistade besluten sätta sig.
Vanliga frågor om kallelse till styrelsemöte
Vem får kalla till styrelsemöte?
I första hand ordföranden, som också är skyldig att kalla om en ledamot eller vd begär det.
Finns det formkrav som för bolagsstämman?
Kraven är mindre formbundna, men grundregeln är att varje ledamot ska få tillfälle att delta och få ett tillräckligt underlag. Bolagets arbetsordning kan ange mer.
När är styrelsen beslutsför?
Som huvudregel när mer än hälften av hela antalet ledamöter deltar, om inte bolagsordningen kräver mer. I en styrelse på två behövs i praktiken båda.
Vad händer om en ledamot inte fått delta?
Ett beslut som fattats utan att en ledamot fått tillfälle att vara med kan bli ogiltigt eller angripligt. Att frivilligt utebli efter korrekt kallelse är däremot en annan sak.
Får styrelsen mötas digitalt eller besluta per capsulam?
Ja, distansmöten är godtagna om alla kan delta på lika villkor, och beslut per capsulam är möjligt om ledamöterna är överens om det och alla får underlaget.
Rättskällor att hänvisa till: aktiebolagslagen (2005:551) 8 kap, bestämmelserna om styrelsens arbete, kallelse, beslutsförhet och jäv (omkring 8 kap 18–24 §§), jämte bolagets bolagsordning och arbetsordning. Granskad: Kim Stjernberg – 06/07-26
Kallas styrelsen på ett sätt som stänger ute dig, eller fattas beslut utan att du fått delta?
Boka rådgivning, så går vi igenom om besluten håller och vad du kan göra.
*Den här artikeln är allmän information och inte juridisk rådgivning i ett enskilt fall.*
