Saker att tänka på när du ska skriva avtal

Syftet med att skriva avtal är att skapa förutsägbarhet i utbytet av varor och tjänster.  Ett avtal kan aldrig bli komplett, det går inte förutse alla möjliga händelser som kan inträffa för parterna eller utom parternas kontroll.  Med rätta kunskaper om avtalsskrivande kan du maximera dina intäkter och minimera riskerna i varje transaktion.  När du tillämpa alla tips i detta avtal kan du börja skriva s k superavtal som maximerar intäkter och minimerar affärsrisker.

1.Kontrollera vilka som är parter i avtalet

En av grundförutsättningarna för att avtalet skall vara korrekt är att man identifierar rätt parter. Detta brukar sällan vara ett problem, men det har förekommit att avtalsparterna missar att ange rätt part i avtalet – t.ex. att en privatperson är part istället för dennes aktiebolag och vice versa vid aktiebolags bildande.  Problem kan uppstå när koncerner ingår avtal med varandra – där fel bolag kan anges om part. Moderbolag har som huvudregel inte ansvar för dotterbolags skulder. Undantag kan inträffa om vad s k ansvarsgenombrott – t.ex. då ett bolag är underkapitaliserat. Att identifiera rätt parter är en bra början,  blir det fel parter kan stora problem uppstå. I värsta fall kan motparten utnyttja felet till sin avgörande fördel. Parter som båda inser att man har angivit fel parter kan på eget initiativ rätta till detta, dock inte utan att fokus på affären tappas.

2. Avgör om särskilt skrivet avtal behövs

Många transaktioner regleras genom bolagets allmänna villkor – standardtransaktioner fordrar som regel inga särskilda avtal. Samarbets-, projekt- och konsultavtal kräver ofta mer eftertanke och särskild reglering vilket kräver specialskrivna avtal.

Var medveten om grundläggande krav för avtal – ett avtal är avsett för utbyten av varor och tjänster som har ett värde som inte är försumbart. Avtal bör skrivas i situationer när väsentliga värden står på spel.  Vad som är väsentligt värde varierar från part till part.

3.Lista tydligt parternas prestationer

3.1 Betalningsklausul

Betalningsklausulen bör reglera frågor om vilket konto betalningar skall ske till, dröjsmålsränta, samt vad som ska hända om betalning uteblir. Det kan vara en god idé att regler att om betalning uteblir i t.ex. två månader så upphör avtalet att gälla, samt vilka sanktioner som ska träda ikraft för varje dag, vecka, eller månad som betalning uteblir. Om parterna inte vill använda förskottsbetalning för ett avtal kan en bankgaranti eller dokumentinkasso vara en god idé- prata med din bank för att säkerställa att betalning inte sker förrän varor eller tjänster har levererats. Dessa kan kombineras med kvalitetskontroller för att säkerställa att varorna håller rätt kvalitet.

3.2 Bedöm värdet av det som avtalas

En källa till problem mellan avtalsparter är om ingångsvärdena vid avtals ingående kraftigt förändras under avtalets gång.  Om värden på de varor och tjänster inom ramen för ett avtal pendlar kraftigt under avtalstiden, kan det vara god idé att tillämpa omförhandlingsklausulen, så att båda parter blir nöjda med avtalet.

3.3 Kvalitetskontroll

Kvalitet kan vara avgörande för tjänst – eller varuproduktion.  Ett oberoende institut för kontroll av levererad kvalitet kan vara avgörande för ett framgångsrikt samarbete. Kvalitet som sjunker under pågående samarbete bör rendera prisavdrag, eller i värsta fall, avslutande av samarbetet.

4.Verifiera om sekretessavtal behövs

Sekretessavtal kan vara ömsesidiga eller enkelsidiga. Typiskt sett bör brott mot sekretessavtal vara  belagda med sanktionsbelopp för att skapa förutsägbarhet.  Sekretess kan gälla allt som inte är allmänt känt innan, under och efter samarbetet.  Frågor som kan behöva regleras – vad skall hända med sekretessbelagt material när samarbetet avslutas? Hur skall elektroniska kopior av sekretessbelagda dokument behandlas? Hur länge skall sekretessen räcka?

5.Avgör hur avtalsbrott skall behandlas

5.1 Force majeure och friskrivningsklausul

Enligt avtalspraxis för en part, oavsett vad som står i ett avtal, omedelbart avbryta avtalet om motparten begår ett väsentligt avtalsbrott. Rätten att avbryta ett avtal om motpartens begår avtalsbrott, som inte är väsentligt, måste dock regleras i avtalet. Likaså upphör avtal på grund av s k ursäktligt avtalsbrott dvs. omständigheter  som part inte kan påverka, förutse eller förhindra som t.ex. force majeure.   En friskrivningsklausul stärker rätten att avbryta avtal vid ursäktliga avtalsbrott.  Där köplagen är tillämplig gäller regleras force majeure i §27.

5.2 Sanktionsklausuler

Ett klokt sätt att skapa förutsebarhet i avtalet är att på förväg bestämma hur mycket det ska kosta att bryta mot avtalet i sin helhet, eller specifika moment i avtalet.   På så vis vet båda parter vad det kostar att bryta mot avtalet.

Det kan vara klokt att sätta det maximala skadeståndet för hela avtalet till värdet av avtalet, eller som mest, det  maximala beloppet som företagsförsäkringen täcker. Vanligast är att man sätter taket på skadeståndet till avtalets totala värde.

5.3 Försäkring som täcker ansvarsskador

Säkerställ gärna att motparten har en konsultförsäkring som täcker skadeståndet de måste betala vid avtalsbrott genom att reglera att motparten, liksom ni, har en giltig företagsförsäkring som täcker ansvarsskador som t. ex. produktansvar. En viktig komponent av din företagsförsäkring är rättsskyddet som ersätter företagets juridiska ombud vid tvistemål i domstol.  Kontakta ditt försäkringsbolag för att se hur denna transaktion täcks av din företagsförsäkring.

6. Dra slutsatser först om hur tvister skall lösas

6.1 Forumklausul

Det är inte känt för alla att två parter (det finn undantag för konsumenter och arbetstagare, och fastighetsmål m. fl.)  fritt kan välja i vilket forum, dvs. i vilken domstol en tvist ska slitas (lösas).  Det finns privata domstolar i hela världen – s.k. skiljedomsinstitut.  Skiljedomsinstitut är dyrare och snabbare än allmänna domstolar.  De är också konfidentiella, dvs. du slipper att allmänheten ner till din tvist när den slits.  Sekretessen bör skrivas in i avtalet, den är inte automatisk.  Den mest kända skiljedomstolen i Sverige är Stockholms handelskammare skiljedomsinstitut.  På hemsidan sccinstitute.com finns modellklausuler som du kan lägga in i avtalet.  En tvist kan lösas varsomhelst, vanligast är i säljarens hemstad, men det står parterna fritt att välja forum för tvister i såväl allmän domstol, såväl som skiljedomsinstitut. Det finns sätt att reglera forumklausulen så att tvisten slits i allmän domstol under ett visst belopp, och skiljedomsinstitut över detta belopp.  Detta kan vara att föredra, då tvister om stora belopp kan vara värda att hålla konfidentiella.

 

6.2 Lagval

Lagvalet är helt fritt – ni kan i avtalet reglera att det är svensk, eller utländsk rätt som gäller.  Svenska domstolar är inte vana att slita en tvist med t.ex. tysk rätt, men det kan göras.  Fördel är om du väljer svensk rätt och svensk domstol.  Det är dock inte en självklarhet att just din tvist tjänar på svensk rätt och svensk domstol – det finns undantag – konsultera en jurist för att bestämma.

 

6.3 Instämning av EU-kund i svensk domstol

Dina kunder i EU kan du stämma in i Sverige enligt Bryssel Ia förordningen, som säger att den som har en skyldighet att prestera något till dig, i ditt hemland,  kan bli skyldig att slita en tvist i svensk domstol med svensk rätt. Om parterna inte kommer överens om forum och lagval i avtalet är Bryssel I förordningen aktuell.  Med denna vetskap kan man t.ex. välja att inte reglera forum och lagval i ett avtal, för att på så sätt, om nödvändigt slita tvisten på hemmaplan.

 

6.4 Rättegångskostnaderna

Det går att reglera hur rättegångskostnaderna skall fördelas i en tvist på förhand.  Man kan bestämma att motparten ska stå rättegångskostnaderna oavsett utgång i målet, vanligtvis står den starkare parten kostnaderna. En variant av detta är en part står kostnaderna ”om tvisten inte är uppenbarligen omotiverad”. Det är fullt möjligt att undvika alla rättegångskostnader i en tvist om man förhandlar in detta i avtalet.

7.Omförhandlingsklausul

Det är vanligt att parternas relation utvecklas över tiden åt andra håll än man hade förutsett inom ramen för det ursprungliga avtalet.  Avtal skall helst förnyas varje år genom en s k omförhandlingsklausul som säger att om affärsförhållandena mellan två parter ändras väsentligt under loppet av det senaste året till en parts fördel skall en av parterna ha rätt att kalla till  möte angående omförhandling av avtalet. Omförhandlingsklausulen kan göra att parterna söka lösa uppkomna konflikter på ett smidigt sätt.

8.Språkversioner av ett avtal

Det har blivit praxis att skriva avtal på engelska även mellan svenska bolag som gör inrikes affärer.  Därför har en kultur med avtal på engelska växt fram.  Då många av de juridiska termerna är svåra att förstå för en vanlig affärsman kan ett avtal på engelska göra att du förlorar kontrollen över vad som avtalas till din jurist. Be att avtalet ska översättas till svenska innan du skriver under, var tydlig med detta. När det finns två språkversioner brukar man avgöra vilken språkversion som har tolkningsföreträde vid en tvist, vanligtvis den engelska versionen eller den språkversion som båda parter förstår.

Avslutning

Ett välskrivet avtal är tydligt och skapar förutsägbarhet, men är också flexibelt genom möjligheten till årliga omförhandlingar.  Lösning av avtalstvister, s k tvistelösning innehåller en stor portion avtalstolkning. De första tre modellerna för avtalstolkning är parternas gemensamma partsvilja,  varpå följer avtalets ordalydelse, samt slutligen avtalets kontext.  Det är inte ovanligt att partsviljan ändras efter avtal ingåtts, varför det är viktigt att ändra avtalet om parternas avsikter med avtalet ändras.  Undvikande av rättstvist i domstol så långt det går är  kännetecknande för gott affärsmannaskap.

Den som tillämpar samtliga knep i denna lista möjliggör maximal avkastning och minimal affärsrisk.

De åtta punkterna förkortas KALVADOS: Liknar CALVADOS – franskt äppelbrännvin

Läs mer på rättsakuten.se, Rättsakutens avtalsjurister har mycket goda kunskaper i hur hantera force majeur vid avtalsbrott, såväl eget avtalsbrott, som när ditt bolag drabbas av avtalsbrott från leverantör. Se här för mer information om Rättsakutens erbjudande inom avtalsrätt.